Внедрение системы управления проектами

Для управления и реализации проектов используются различные автоматизированные программы. Их принято называть системами управления проектами. Данные программы внедряются для того, чтобы повысить КПД сотрудников в рамках проекта и эффективность управления со стороны менеджера. Системы управления также позволяют увеличить общую эффективность. Они минимизируют сопутствующие расходы и способствуют сдаче проекта в назначенный срок.

система управления проектами

Преимущества систем управления

Практически все современные большие организации внедряют в свою деятельность системы управления проектами. Востребованность данных программ обусловлена несколькими причинами. Во-первых, корпоративная система управления проектами облегчает процесс мониторинга. Она позволяет отследить проекты, которые не соответствуют стратегии организации. Следовательно, обеспечивается сокращение издержек компании.

Во-вторых, данные системы увеличивают эффективность использования имеющихся ресурсов. Такой эффект достигается благодаря правильному распределению данных ресурсов. За счет этого исключается возможность перерасхода средств.

В-третьих, уменьшается число проектов, качество исполнения которых оставляет желать лучшего. Возможность мониторинга проектов позволяет менеджеру своевременно отслеживать качество исполнения поставленных задач.

Системы управления проектами также:

  • экономят время менеджеров;
  • позволяют взаимодействовать с участниками проекта в онлайн;
  • облегчают процедуру ведения документооборота;
  • упрощают процесс управления рисками.

Данные системы характеризуются максимальной простотой в применении. Благодаря этому, любой сотрудник компании без проблем сможет разобраться в принципах их работы.

Этапы внедрения

Условно внедрение системы управления проектами можно разделить на 3 этапа. На первом этапе инициируется проект. На данной стадии формируется рабочая группа и назначается руководитель проекта. На втором этапе анализируются первые результаты проекта. На последней стадии внедрения ведется работа над пилотным проектом. На этом этапе формируется единый реестр проектов, автоматизируется документооборот и т.д.

этапы внедрения системы управления

Остается добавить, что при выборе системы управления проектами нужно учитывать задачи, поставленные перед организацией. Также стоит обратить внимание на интерфейс системы. Он должен быть удобным для пользователей. Еще один важный нюанс – простота использования. Система не должна требовать специфических знаний и продолжительного обучения принципам работы с ней.