Зачем нужны архивы?
Сотрудники архивохранилищ нередко сталкиваются с таким вопросом от руководителей компаний, которые задумываются о том, нужны ли им такие услуги. И несмотря на то, что для профессионалов ответ на этот вопрос очевиден, непонимание людей вполне понятно, ведь работа архивариуса практически незаметна, когда она ведется хорошо, но ее катастрофически не хватает, когда ее нет.
Взгляд дилетанта
Если попросить случайного человека ответить на вопрос, зачем нужны архивы, он скорее всего назовет следующие причины:
- чтобы был порядок;
- так надо по закону;
- чтобы в любой момент найти нужный документ.
Суть, в общем-то, правильна! Но теперь мы перейдем к более профессиональному объяснению.
Хранение данных
Создание архива на предприятии – непростая задача, ознакомиться с этим процессом вы можете на данной странице http://pga-spb.ru/sozdaniye-arkhiva-na-predpriyatii. Однако это очень важная работа, которая необходима, прежде всего, для того, чтобы хранить данные.
Некоторые люди считают, что хранить нужно только те бумаги, которые имеют художественную или культурную ценность. На самом деле, хранению подлежат очень многие документы, в том числе и те, которые необходимы для работы государственных органов.
Отчет о работе
В некотором смысле содержание архива похоже на бухгалтерскую и налоговую отчетностью. В большинстве случаев контролирующим органам требуется только финальная отчетность, но если начинается проверка, то потребоваться могут любые документы.
То же самое касается и других бумаг. При любых проблемах и нештатных ситуациях может возникнуть необходимость взглянуть на те бумаги, которые уже много лет «лежат» в архиве. Кстати, именно по этой причине даже закрывающиеся и ликвидирующиеся компании обязаны сдавать ряд бумаг в государственные архивные фонды. Подробнее узнать об этом вы можете на этом сайте http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy.
Простота повседневности
Помимо всех вышеперечисленных ситуаций, создание архива на предприятии позволяет просто-напросто облегчить себе повседневную жизнь и работу компании. Бумаги хранятся в идеальном порядке. Вы всегда знаете, где их искать и кто за них отвечает. Вы не тратите время и силы на поиски и восстановление утраченных документов. Вы имеете возможность пользоваться копиями и электронной версией, когда это необходимо.
А если вы пойдете на шаг дальше и переместите все содержимое на внеофисное хранение, то вы получите еще и свободное место, а значит, возможность с большим комфортом разместить сотрудников или не тратить лишние деньги на аренду помещения.