Какие бывают системы электронного документооборота?

В ходе своей деятельности современные предприятия активно используют электронный документооборот. Применение специальных систем электронного документооборота способствует повышению эффективности деятельности коммерческих, государственных и промышленных предприятий. Данные системы позволяют решать задачи по внутреннему управлению и внешнему взаимодействию с целевой аудиторией, вышестоящими органами, поставщиками и т.д.

Требования к СЭД

Чтобы успешно использовать весь функционал систем электронного документооборота, необходимо серьезно подойти к их выбору. Они должны соответствовать нескольким требованиям. Во-первых, СЭД должна быть совместима с компьютерным оборудованием, на котором будет установлено ПО. Во-вторых, данная система должна иметь простой и интуитивно понятный интерфейс. В-третьих, она должна обеспечивать возможность администрирования как собственными силами, так и посредством услуг аутсорсеров.

Виды СЭД

Существует несколько видов систем электронного документооборота. Одним из наиболее востребованных вариантов являются электронные архивы. Они предназначены для хранения больших объемов информации. Преимуществом электронных архивов также считается возможность быстрого поиска требуемых данных по названию файлов и другим ключевым атрибутам.

Также востребованы СЭД с развитыми workflow-средствами. Их преимущество заключается в привязке к определенным алгоритмам. За счет этого обеспечивается предупреждение большого количества ошибок.

Существуют гибридные системы, обеспечивающие поддержку управления компанией и расширения базы данных. Такие системы чаще всего используются на государственных и крупных промышленных предприятиях с четкой иерархией. Данное условие является важным, так как каждый сотрудник организации должен знать как создать отчет и куда его нужно отправить.

На современных предприятиях также могут использовать системы коллабораций. Это один из новых видов СЭД. Данные системы не формализуют задачи и не имеют строгой структуры. При этом они обеспечивают возможность удобной совместной работы. Пользователи могут редактировать файлы, пребывая в совершенно разных местах.

Последний вариант – СЭД с множеством дополнительных инструментов, способствующих упрощению взаимодействия с клиентами. Это программное обеспечение предлагает расширенные варианты применения биллинга. Пакеты услуг СЭД с множеством инструментов просты в освоении и надежны. При этом они обеспечивают максимальную защиту от действий мошенников.