Архивная обработка документов
В процессе работы каждого предприятия накапливается много бухгалтерских, финансовых, кадровых и других документов, поэтому регулярно должна проводиться их архивная обработка. Чтобы сэкономить свое время на аудит, систематизацию и обработку, лучше обратиться к специалистам нашей компании.
Основные этапы обработки архива
Процесс упорядочивания и систематизации дел, законченных в делопроизводстве называется архивной обработкой документов, в ее составе такие этапы:
- Выборка документов, срок хранения которой закончился, для последующего уничтожения, формирование соответствующего акта.
- Систематизация документации (определение типов документов, принципов систематизации: алфавит, период, контрагент и др.).
- Экспертиза документов (полистно) на предмет научной и практической ценности.
- Подготовка дел к переплету.
- Формирование внутренней и общей описи документов.
- Создание в деле разделительных листов.
После этого дела размещают в места хранения, учитывая топографические показатели.
Важные моменты
Когда проводится архивная обработка документов, важно правильно определить, какие из них должны сохраняться, а какие утратили свою актуальность, поэтому их нужно уничтожить. С этой целью проводиться экспертиза ценности, в ходе которой будут установлены сроки хранения каждого документа, какие нужно уничтожить. На основании результатов экспертизы оформляется акт о выделении таких дел, после чего проводится их уничтожение. Могут применяться такие методы: сжигание, варка, пропускание через шредер.
Далее документы систематизируются, после чего формируются архивные дела, где важно соблюдать предельную внимательность, чтобы не допустить нарушений архивного законодательства. Именно поэтому так важно доверить этот процесс специалистам, которые имеют соответствующее образование и достаточный опыт.
Когда дела с документами сформированы, составляется общая опись. Чтобы обеспечить лучшую сохранность документов в архиве и облегчить поиск, важно сделать качественный переплет бумаг, правильно оформить обложку, подписать корешок. Чтобы найти необходимый документ, если это потребуется, нужно только уточнить его номер в описи.
Процесс архивной обработки достаточно сложный, для его проведения необходимы соответствующие навыки. Сотрудники компании АРХИВ НЕВА – квалифицированные специалисты с большим опытом, четко соблюдают последовательность этапов архивной обработки и требования архивного законодательства.